Quando smettere di aspettare diventa una scelta: il costo del rinvio nelle organizzazioni e nelle famiglie

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C'è una decisione che quasi tutti i sistemi prendono, prima o poi.

Non viene discussa in riunione, raramente dichiarata e quasi mai scritta da qualche parte.

Eppure, viene presa, ogni giorno, in modo silenzioso: la decisione di non decidere.

Di aspettare ancora un po', vedere come va, affrontare la questione quando sarà il momento giusto.

Il problema è che il momento giusto, nella maggior parte dei casi, non arriva da solo.

Arriva quando qualcosa cambia. A volte qualcosa si rompe.

E a quel punto, il margine per decidere bene si è già consumato.

Il rinvio lascia sempre qualcosa dietro di sé. E prima o poi quel costo emerge.

Nel corso degli anni ho imparato a riconoscere che il rinvio non è neutro e incide sulla vita di un sistema.

Quando un sistema rimanda una decisione difficile – che si tratti di un accordo tra soci, di un passaggio generazionale, di una ristrutturazione, di una separazione, di una definizione di ruoli – il tempo continua a scorrere e il sistema continua comunque a operare.

Solo che lo fa intorno a ciò che non è stato deciso.

Un costo che non compare espressamente nel bilancio, non viene contabilizzato da nessun consulente, ma cresce ogni giorno mentre il sistema si racconta che "non è ancora il momento".

Quel costo si presenta in molte forme: tensioni che si accumulano senza trovare sbocco, accordi verbali che ognuno ricorda a modo suo; aspettative non dette che diventano risentimenti, persone che smettono di investire energie perché "tanto qui non cambia niente" e decisioni prese in emergenza, con pochissimo margine, che nessuno avrebbe voluto.

Un sistema può usare il rinvio per mantenere l'equilibrio che già conosce. Poi può ritrovarsi ad affrontare la stessa decisione in condizioni molto peggiori.

Come si riconosce un sistema che sta rinviando

Quando una questione resta aperta a lungo, vale la pena distinguere due tipi di attesa.

La prima è l'attesa strategica: si aspetta perché mancano ancora informazioni decisive, perché il contesto sta evolvendo in modo determinante, perché c'è un processo in corso che renderà la decisione più chiara.

Questa attesa ha una logica, ha un confine e sa cosa sta aspettando.

La seconda è l'attesa per evitamento.

Si aspetta perché la decisione fa paura, perché affrontarla significherebbe aprire un conflitto, riconoscere un problema, cambiare un equilibrio che, anche se non funziona bene, almeno è familiare.

Questa attesa può durare molto a lungo proprio perché dipende da qualcosa che il sistema dovrebbe essere disposto a fare.

In superficie, le due situazioni possono sembrare molto simili.

Spesso iniziano con le stesse parole - "aspettiamo ancora un po'” – e poi prendono strade molto diverse.

Come si riconosce quale delle due sta vivendo un sistema?

Ci sono alcune domande che trovo utili quando una questione resta aperta per un tempo indefinito.

“Sappiamo cosa aspettiamo, esattamente?”

Se la risposta è vaga, come per esempio "aspettiamo che le cose si sistemino", "aspettiamo il momento giusto", vale la pena soffermarsi.

“C'è una data entro cui affrontare la questione?”

Se manca, il rinvio rischia di non avere più un limite.

Quando quell’elemento manca, il tempo può diventare semplicemente il modo con cui continuare a rimandare.

“Cosa perdiamo ogni settimana che passa senza decidere?”

Mettere in chiaro il costo di lasciare una decisione sospesa aiuta a rendere visibile quanto sia già alto il prezzo che si sta pagando in termini di tempo, denaro, fiducia, motivazione e possibilità.

E poi c'è una quarta domanda che trovo utile quando la situazione è particolarmente bloccata:

“Chi sta beneficiando del fatto che questa decisione resti aperta?”

La risposta può essere meno semplice di quanto sembri.

Può esserci qualcuno che viene protetto e un equilibrio di potere che rimane invariato.Può anche essere che nessuno debba assumersi una responsabilità.Oppure, più semplicemente, tutti preferiscono l'incertezza conosciuta alle conseguenze di una scelta.

Nelle famiglie il meccanismo cambia forma

Il rinvio riguarda anche le famiglie e può assumere forme molto diverse:

“Ne parliamo quando i bambini saranno più grandi.”

“Ora non è il momento, c'è già troppa tensione.”

“Aspettiamo che passi questo periodo difficile.”

“Un giorno metteremo tutto per iscritto.”

Sono frasi che, pur essendo comprensibili in molte situazioni, diventano problematiche quando si ripetono per mesi o per anni mentre, nel frattempo, il sistema cambia. 

Una separazione rimandata può diventare più complessa perché nel frattempo si sono accumulati anni di tensioni, nuove responsabilità, nuovi equilibri economici e familiari.

Un passaggio di proprietà o di gestione dell'impresa di famiglia, procrastinato finché è possibile, non aspetta il fondatore. Lo costringe, un giorno, a prendere in poche settimane decisioni che avrebbero richiesto anni di preparazione.

Un accordo patrimoniale mai formalizzato, perché “tanto ci fidiamo”, non si risolve con la fiducia.

Può diventare motivo di conflitto nel momento in cui la fiducia si incrina.

La questione iniziale quindi resta lì mentre, proprio intorno ad essa, le persone prendono altre decisioni.

Ed è questo uno degli effetti più sottovalutati del rinvio: anche quando una decisione resta sospesa, il sistema continua a muoversi.

Solo che si muove adattandosi all'assenza di quella decisione.

Il momento in cui il conto si presenta

Ho visto questa dinamica ripetersi molte volte e in forme diverse.

Un'azienda, una famiglia, uno studio professionale convive per anni con una questione aperta.

Tutti la conoscono. Alcuni la nominano ogni tanto, poi si torna alle attività quotidiane.

La maggior parte si convince che non sia urgente, finché arriva qualcosa che cambia tutto: una malattia, una crisi economica, un litigio che non si riesce a ricomporre, una persona chiave che se ne va, una scadenza che non si può spostare.

A quel punto il sistema deve affrontare due cose contemporaneamente: l'evento che ha fatto emergere la crisi e tutto ciò che era rimasto irrisolto prima.

Quello che avrebbe potuto essere gestito con tempo e gradualità diventa una questione da risolvere in emergenza.

È qui che il costo del rinvio si presenta tutto insieme: si paga il tempo trascorso e tutto ciò che è stato costruito nel frattempo intorno alla questione irrisolta.

Cosa si può fare, concretamente

Ogni decisione rinviata ha bisogno di un confine: una data entro cui affrontarla, un processo per prepararla, le persone giuste per farlo e le informazioni necessarie.

E, prima ancora, serve il riconoscimento condiviso che quella questione esiste.

Sembra un passaggio semplice, eppure spesso è proprio quello che manca: i sistemi sono molto abili a far sparire dal radar collettivo le questioni scomode, che creano disagio.

Per questo il primo passo è nominare ciò che è rimasto aperto.

Poi capire che tipo di attesa si sta vivendo.

Da lì si può lavorare sulle condizioni che servono per arrivare a una decisione e chiarire chi ha la responsabilità del passo successivo.

Quando nessuno sa più chi dovrebbe fare quel passo, anche una questione importante può lentamente uscire dalle conversazioni pur continuando a produrre conseguenze.

Gli strumenti possono essere diversi: un processo decisionale condiviso, una definizione più chiara di ruoli e responsabilità, un piano di cambiamento organizzativo, un accordo tra soci, un patto di famiglia, un aggiornamento delle disposizioni patrimoniali o un piano di successione.

La loro utilità si vede soprattutto quando arrivano prima della crisi.

La domanda che lascia il segno

C'è una domanda che mi trovo spesso a porre quando mi parlano di una questione che si rimanda da tempo:

"Se tra un anno guarderete indietro a questo momento, cosa vorreste aver fatto oggi?"

È un modo per spostare il punto di osservazione: uscire dall'urgenza del presente e guardare la situazione con gli occhi di chi già conosce il costo del rinvio.

Quasi sempre, la risposta arriva in modo chiaro, porta a qualcosa di molto concreto.

E quasi sempre indica qualcosa che si potrebbe iniziare a fare adesso: una conversazione da iniziare, una piccola decisione da preparare, una responsabilità da chiarire o, semplicemente, una questione da smettere di lasciare sullo sfondo.

Si può cominciare da una cosa alla volta. Con un confine, un processo e una direzione.

Smettere di aspettare, a volte, significa decidere quale passo fare prima che siano le circostanze a imporlo.

Ed è forse questa la domanda che vale la pena portarsi dietro da tutto questo:

“Quale decisione state continuando a rimandare e quanto sta già cambiando, nel frattempo, il modo in cui lavorate, collaborate o state insieme?”

Veronica Spinella

Consulente di Direzione | Coach | Formatrice

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Nota: l'immagine a supporto di questo articolo è una rappresentazione concettuale realizzata con l'Intelligenza Artificiale